Основные преимущества электронного оборота документов

Внедрение высоких технологий в повседневность позволяет до предела оптимизировать некоторые процессы практически во всех областях нашей жизни: работа, дом и быт, творчество, образование, отдых. Споры о том, хорошо это или плохо не утихают. И фанаты продвинутых электронных устройст и поклонники всего «теплого», «лампового» аналогово могут часами обсуждать известные только их узкому кругу тонкости. Мы поговорим не о дилемме «хорошо-плохо», нас интересует удобство как таковое. То, что использование технологий на работе и в быту удобно – факт. И сегодня нас интересует электронный документооборот. А, именно, его преимущества и недостатки.

Экономия ресурсов

Первое из совершенно объективных достоинств виртуального оборота документов – экономия денежного ресурса фирмы. Из бюджета исчезают расходы на бумагу для принтера, картрижди, саму оргтехнику. Сэкономленные деньги можно в итоге потратить на что-то другое. На то же технологическое совершенствование компании: покупку новых компьютеров, иной техники, приобретение программ.

Скорость

При внедрении электронного документооборота значительно повышается скорость исполнения бизнес-процессов. Теперь можно свобободно обмениваться важными бумагами с удаленными сотрудниками, с партнерами, находящимися в иных городах и страназх. Разумеется, слово "бумага" в данном случае уже употребляется, скажем так, в переносном смысле.

Экологичность

Этот пункт будет актуальным для тех, кого заботит охрана окружающей среды. Экологичность – один из трендов современного мира, которому электронный оборот отвечает на все двести процентов. Отсутствие затрат на бумагу означает меньшие траты на производство этой самой бумаги. Следовательно, замедляется процесс заготовки древесины для отраслевой промышленности.

Систематизация

Все представляют какие массивы документов ежедневно обрабатываются в крупной компании. Все должно быть строго разложено и систематизировано, ведь путаница в бумагах может привести к значительным потерям для бизнеса. Хранение документации на компьютере позволяет отлично систематизировать все самое важное, распределить документы каким угодно образом: по датам, по значимости, по контрагентам, по действиям. И времени на поиск документа будет затрачено значительно меньше.

Контроль

С внедрением подобного технологичного способа обработки документов повышается исполнительность сотрудника. Для руководителя становится совершенно прозрачным весь процесс ведения документов ответственными лицами. Соответственно, наглядно виден и результат труда сотрудников. Последнее также служит дополнительной мотивацией для работника.

Универсальность

Электронный документооборот подходит как корпорациям, в штате которых сотни сотрудников, так и небольшим компаниям с численностью работников до 10 человек. Различие составит только объем обрабатываемоей документации. Удобство и комфорт останутся прежними.

Конфиденциальность

Как вы понимаете, электронные документы не нуждаются в сейфе. Чтобы сберечь информацию, не предназначенную, скажем, для глаз конкурентов, можно внедрить различные уровни допуска к документу для сотрудников. Таким образом, каждый работник фирмы будет заниматься строго своим делом, иметь свои полномочия. И тогда информация точно не "утечет" на сторону. Проще станет и контролировать процесс работы – в любой момент можно взглянуть, кто и когда работал с данным конкретно документом.

Фото – сайт www.thepapertiger.com