Как выбрать BPM-систему для управления бизнес-процессами?

BPM-системы – это специальное приложения для автоматизации управления бизнесом. Софт позволяет стандартизировать алгоритмы постановки задач на всех эшелонах и отслеживать их решение посредством графиков и отчетов. Современные BPM (Business Process Management) системы легко адаптируются под специфику предприятия.

BPM-система упрощает социальное взаимодействие между сотрудниками, облегчает контроль поручений и кейсов. Управление бизнес процессами позволяет эффективно внедрять любые стратегии и своевременно нивелировать их слабые места. Вопрос в том, чтобы выбрать действительно функциональную и эффективную систему, которая подойдет вашему производству.

На что обратить внимание при выборе BPM-системы

•  Гибкость. Business System должна четко масштабироваться в соответствие с актуальными потребностями компании. Поэтому оперативное добавление и исключение участников из текущих процессов крайне важно.

• Статистика. Автоматизация управления бизнесом – лишь одна сторона медали. Другая сторона – наглядное отображение результативности компании, отделов, конкретных сотрудников. Для этого решение должно собирать статистику и интерпретировать ее в форме графиков/отчетов.

• Интерфейс. Система управления текущими бизнес-процессами должна иметь высокий показатель юзабилити, чтобы руководителям всех уровней было легко с ней работать. Перегруженный интерфейс – безусловный минус.

• Аналитика. Это ключевой блок для эффективного контроля актуальных бизнес-процессов. Нужно оценить, какие механизмы KPI реализованы на базе решения для отслеживания исполнения регламентов.

• События. В моделировании бизнес-процессов концептуальную роль играет минимизация человеческого фактора. Это достигается в том числе настройкой оповещений, когда система самостоятельно реагирует на те или иные события (например, как только клиент оплатил заказ, менеджер тут же получает алерт).

Это базовые критерии. Руководитель компании или уполномоченный представитель, который занимается вопросом подбора софта для автоматизации управления бизнес-процессами, должен четко понимать, как та или иная система будет работать на конкретном предприятии.

Имеют значение репутация и компетентность вендора, пользовательские реакции (отзывы компаний, уже внедривших систему). В конце концов, стоимость софта – тоже важный фактор. Ведь если разработчик необоснованно завышает цену, это повод усомниться в оптимальности соотношения цены и качества его продукта. С другой стороны, цена может многое определять, включая уровень технической поддержки.

Интеграция BPM и ERP

Топовые системы автоматизации бизнес-процессов и управления проектами достаточно гибкие, чтобы можно было назвать их конструкторами для создания информационного пространства внутри предприятия. В большинстве ситуаций (даже на старте проекта и тем более при реструктуризации компании) BPM-система внедряется с оглядкой на уже имеющуюся ERP-систему. С этой точки зрения BPM становится дополнением для ERP, потому что не может ее полноценно подменить, у данных решений разные задачи. 

Цель руководителя при внедрении системы управления эффективностью бизнеса – получить проактивную IT-архитектуру, способную обеспечить точность и своевременность реализации всех процессов, включая сквозные. Лучше всего заранее разработать дорожную карту (roadmap), согласно которой будет осуществляться внедрение BPM. Это позволит исключить точки избыточного перекрещивания и наложения функций BPM и ERP.