Топливные карты для автопарков: как оптимизировать расходы на топливо

Эффективное управление логистикой невозможно без контроля над главной статьей затрат – топливом. Современные цифровые решения, такие как предлагает сервис https://www.petrolplus.ru/, позволяют автоматизировать учет и снизить издержки предприятий. Топливные карты стали стандартом для бизнеса, который стремится к прозрачности финансовых потоков и операционной эффективности.

Преимущества использования топливных карт

Внедрение безналичных расчетов за топливо дает автопаркам много преимуществ, выходящих за рамки простой оплаты на АЗС. Основные выгоды:

1. Возврат НДС. Юридические лица на общей системе налогообложения могут возмещать до 20% налога, что существенно снижает итоговую стоимость литра топлива.
2. Контроль и безопасность. Каждая транзакция фиксируется в системе, что исключает возможность махинаций с чеками или обналичиванием средств.
3. Экономия времени. Водителям не нужно собирать бумажные отчеты, а бухгалтерии – обрабатывать сотни разрозненных квитанций.

Еще одно преимущество – аналитические инструменты. Личный кабинет позволяет в реальном времени видеть, когда, где и сколько топлива было заправлено в автомобиль.

Как выбрать топливную карту для автопарка

Выбор конкретной карты зависит от масштаба бизнеса и географии перевозок. При оценке предложений стоит обратить внимание на следующие критерии:

• покрытие сети АЗС – важно, чтобы топливная карта принималась на маршрутах следования транспорта;
• программное обеспечение – качество и удобство личного кабинета, наличие мобильного приложения для водителей, возможность выгрузки отчетов в 1С;
• тарифная политика – большой выбор тарифных планов, наличие сервисных сборов, комиссий за транзакции, условий предоставления скидок от объема.

Также стоит обратить внимание на наличие дополнительных сервисов.

Как работает система топливных карт

Процесс аналогичен использованию обычной банковской карты. Принцип работы системы строится по следующему алгоритму:

1. Настройка лимитов. Руководитель автопарка устанавливает ограничения по типам топлива, объему в сутки/месяц или времени заправки.
2. Транзакция. В момент заправки происходит авторизация, система проверяет остаток средств и соответствие лимитам.
3. Списание. Средства списываются с общего счета компании, а информация мгновенно отображается в системе мониторинга.

По итогам месяца формируется отчетность – пакет закрывающих документов, готовых для передачи в налоговые органы.

Интеграция топливных карт в управление автопарком

Интеграция топливных карт в управление автопарком заключается в объединении данных о заправках с системами GPS-мониторинга и учета. Это позволяет автоматизировать контроль расходов, выявлять мошенничество (сливы топлива, нецелевое использование), упростить бухгалтерский учет, снизить затраты.

Интеграция помогает решать многие другие сложные управленческие задачи.

Топливные карты – это не только платежный, но и аналитический инструмент, который способствует повышению эффективности и развитию транспортной компании.